Correo societario y ACE en el Registro Nacional

El correo que su sociedad registra ante el Registro Nacional debe seguir accesible cuando cambien las personas encargadas, los asesores o los proveedores. Elegir la dirección es apenas el primer paso: alguien debe revisar el buzón y dar seguimiento a los mensajes recibidos.

ACE permite gestionar esa dirección ante el Registro Nacional. CR Servers proporciona correo profesional en el dominio de su empresa; no realiza el trámite ACE ni actúa en representación del Registro Nacional. Contratar un buzón no inscribe automáticamente la dirección.

Qué hace ACE

ACE significa Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos. Permite que la persona representante legal inscrita y vigente gestione la dirección destinada a notificaciones judiciales y administrativas de una sociedad mercantil.

El ingreso requiere firma digital certificada vigente. El sistema identifica las sociedades asociadas a la persona representante y permite realizar la gestión correspondiente. Consulte las instrucciones oficiales de ACE del Registro Nacional para revisar los requisitos de acceso.

ACE registra una dirección. No crea el buzón, no paga su renovación ni asigna a una persona de su empresa para leerlo.

A quién corresponde el trámite y qué significan las fechas

ACE está dirigido a sociedades mercantiles costarricenses. No suponga que todas las demás personas jurídicas siguen el mismo procedimiento. Si tiene dudas sobre su entidad, confirme los requisitos con el Registro Nacional o con su notario o asesor legal.

El comunicado oficial publicado por la Imprenta Nacional establece estas fechas:

Fecha	Qué establece el comunicado
20 de setiembre de 2026	Disponibilidad del sistema ACE.
Hasta el 3 de diciembre de 2027	Exoneración de las cargas fiscales indicadas y dispensa de publicación de edicto para solicitudes mediante ACE.
A partir del 4 de diciembre de 2027	Aplicación de las cargas fiscales vigentes a las solicitudes de inscripción o modificación del correo.

El período de exoneración y la obligación de inscribir el correo son asuntos distintos. Una fecha que describe la gratuidad del trámite no debe interpretarse, por sí sola, como el plazo de inscripción aplicable a su sociedad.

Antes de presentar la gestión, confirme qué obligación y qué plazo corresponden a su caso.

Elija una dirección que la empresa pueda conservar

Puede utilizar una dirección de un servicio gratuito. Contratar correo en un dominio propio no le otorga un tratamiento jurídico especial ni sustituye los requisitos del trámite.

Lo esencial es el control de la cuenta. Una empresa puede administrar correctamente un correo gratuito, mientras que una cuenta en dominio propio puede quedar mal administrada. En ambos casos, evite depender exclusivamente de las credenciales o del teléfono personal de una sola persona.

Una dirección como notificaciones@suempresa.com permite mantener el mismo correo cuando cambian los responsables. Esa continuidad depende de conservar el control del dominio, del servicio de correo y de los métodos de recuperación.

Elija una dirección que sea:

• Estable: adecuada para seguir utilizándola aunque cambien colaboradores o asesores.
• Accesible: recuperable mediante información y medios bajo control de la empresa.
• Supervisada: con una persona responsable y un sustituto durante sus ausencias.
• Mantenida: con renovaciones al día y espacio suficiente para recibir mensajes.

Una dirección de apariencia profesional que nadie revisa no resuelve la necesidad.

Defina cómo se revisarán las notificaciones

Asigne una persona responsable y otra de respaldo. Establezca con qué frecuencia revisarán el buzón, cómo registrarán las comunicaciones recibidas y a quién trasladarán los asuntos que requieran atención legal o administrativa.

Si varias personas necesitan acceso, utilice las opciones que admita su servicio de correo. Revise los permisos cuando alguien cambie de funciones o salga de la empresa.

El reenvío puede ayudar a distribuir mensajes, pero no debe ser la única parte del proceso que se compruebe. Pruebe la recepción en el buzón original y en los destinos previstos. Incluya las carpetas de correo no deseado, las reglas de filtrado y el espacio disponible en las revisiones habituales.

Mantenga actualizados los métodos de recuperación. Si utiliza un dominio propio, controle también las fechas de renovación del dominio y del servicio de correo. El vencimiento de cualquiera de ellos puede interrumpir la recepción aunque la dirección inscrita siga siendo la misma.

Lista de preparación antes de inscribir el correo

Prepare y pruebe el buzón antes de ingresar la dirección en ACE.

1. Confirme la sociedad y la representación. Revise el procedimiento aplicable y los requisitos de acceso de la persona representante en el sistema oficial.
2. Defina la dirección exacta. Acuerde su escritura y consérvela por escrito para reducir errores al ingresarla.
3. Cree o verifique el buzón. Compruebe que las personas autorizadas puedan ingresar y recuperar el acceso.
4. Pruebe el correo. Envíe mensajes desde una cuenta externa, confirme su recepción y pruebe las respuestas. Revise los filtros y cualquier reenvío.
5. Asigne la supervisión. Documente quién revisará el buzón, quién cubrirá las ausencias y cómo se atenderán las notificaciones.
6. Registre las responsabilidades de administración. Identifique quién controla el dominio, el servicio de correo, los pagos y los métodos de recuperación.
7. Complete el trámite oficial. La persona autorizada presenta la dirección mediante el procedimiento del Registro Nacional y revisa el resultado y su comprobante.

Guarde el comprobante del trámite por separado de la factura del servicio de correo. Cada documento acredita una gestión diferente.

Si posteriormente cambia la dirección de notificaciones, gestione la actualización correspondiente ante el Registro Nacional. Modificar un buzón o sus registros DNS no actualiza automáticamente la información inscrita.

Preguntas frecuentes

¿Necesito correo de pago o una cuenta de CR Servers para utilizar ACE?

No. Puede utilizar una dirección de correo gratuito y no necesita contratar un servicio de CR Servers. Lo importante es que la empresa conserve el acceso y revise el buzón.

¿CR Servers inscribe el correo ante el Registro Nacional?

No. CR Servers proporciona el servicio de correo. La inscripción ante el Registro Nacional es un trámite separado que se realiza mediante el canal oficial correspondiente.

¿El período de exoneración elimina la obligación de registrar el correo?

No. La exoneración se refiere a las cargas indicadas para el trámite. Por sí sola, no elimina la obligación de inscribir una dirección ni determina el plazo aplicable a su sociedad.

¿Varias personas pueden revisar la misma dirección?

Depende de las opciones de acceso o distribución que admita su servicio de correo. Confirme esas funciones, pruebe la entrega y mantenga claras las responsabilidades. Evite depender de contraseñas compartidas informalmente.

¿Qué debe hacer la empresa cuando cambia la persona responsable?

Retire los accesos anteriores, actualice los métodos de recuperación y asigne la revisión del buzón a la nueva persona. Distinga esos cambios internos de un cambio en la dirección inscrita ante el Registro Nacional.

Prepare el buzón antes de registrarlo

Si su empresa desea utilizar una dirección en su propio dominio, revise el servicio de correo profesional de CR Servers. Confirme las opciones de buzones y acceso que necesita, pruebe el servicio y asigne su supervisión antes de completar el trámite oficial.

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoría legal o notarial. Confirme los requisitos vigentes con el Registro Nacional y, cuando corresponda, con su notario o asesor legal.

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Para revisar la configuración del dominio, los registros DNS y las pruebas de migración, consulte Correo profesional en su dominio en Costa Rica.